Phong tục và định dạng của cách viết email tiếng Nhật

Tôi nghĩ rằng tiếng Nhật của bạn đủ tốt để hiểu cách bạn nên giải quyết một giáo sư. Vui lòng sắp xếp lại email này trước khi tôi chuyển tiếp cho trưởng bộ phận.
 
Đây là câu cuối cùng của một email tôi nhận được sau khi đưa ra đề nghị của mình cho một giáo sư tại trường đại học nơi tôi muốn nghiên cứu, và cái tôi của tôi vẫn hơi đau khi tôi nhìn vào nó.
 
Tiếng Nhật của tôi không phải là tốt nhất, nhưng tôi cũng không phải là người mới bắt đầu . Tôi đã trải qua hai năm ở Nhật Bản và cảm thấy mình nên có khả năng xâu chuỗi một vài câu với nhau .
 
Tiếng Nhật của tôi đủ tốt để kết bạn , trek と (と う ほ く) - Tohoku hoặc Vùng Đông Bắc trong việc tìm kiếm các món ăn ngon của khu vực  và thậm chí kiểm toán một lớp ngôn ngữ học.
 
 
Làm thế nào tôi có thể thất bại trong việc gửi một email đơn giản sau những kinh nghiệm này?
 
Một vài tin nhắn Line đau khổ sau đó, tôi phát hiện ra rằng vấn đề không phải do kiến ​​thức của tôi về ngôn ngữ Nhật Bản: Vấn đề là sự hiểu biết của tôi về văn hóa Nhật Bản.
 
Có toàn bộ văn hóa và nghi thức xung quanh các thư tín kỹ thuật số bằng tiếng Nhật, đặc biệt là khi nó liên quan đến việc gửi email cho những người có địa vị cao hơn bạn.
 
Bạn không thể tách ngôn ngữ khỏi văn hóa, vì vậy nếu bạn có kế hoạch sống, học tập hoặc thậm chí chỉ cần làm quen với một số người quen ở Nhật Bản, bạn sẽ cần biết định dạng email tiếng Nhật cơ bản.
 
Trong bài đăng này, tôi sẽ thảo luận về các khía cạnh văn hóa của email tiếng Nhật, sau đó giới thiệu cho bạn một định dạng email cơ bản mà bạn có thể làm theo để bạn không bao giờ phải trải qua một phản hồi nghiền nát như tôi nhận được từ giáo sư của mình.

Thông thạo văn hóa: Tại sao điều quan trọng là sử dụng định dạng email chính xác của Nhật Bản

Hãy tưởng tượng rằng bạn đang đứng xếp hàng để mua bữa trưa khi, thò tay vào túi, bạn phát hiện ra rằng bạn đã quên ví của mình. Hơn nữa, để tranh luận, bạn phải hỏi người đứng sau bạn về tiền.
 
Làm thế nào bạn có thể diễn đạt yêu cầu đó nếu người đứng sau bạn là Lọ
 
…mẹ của bạn?
…bạn thân nhất của bạn?
Giáo sư của bạn?
Một người quen?
Một người hoàn toàn xa lạ?
 
Mặc dù về cơ bản, chúng tôi đang nói điều tương tự trong mỗi trường hợp này. Tôi cần tiền, cách mà bạn sử dụng thông điệp này khác nhau trong mỗi kịch bản. Nói cách khác, ngôn ngữ bạn chọn sử dụng phụ thuộc vào tình huống bạn gặp phải.
 
Đây là một ý tưởng thực sự quan trọng: Chỉ vì bạn có thể diễn đạt một ý tưởng nhất định theo một cách nhất định không có nghĩa đó là lựa chọn tốt nhất cho mọi kịch bản.
 
Đó là nơi hiểu biết về văn hóa ngôn ngữ mục tiêu của bạn trở nên quan trọng. Về mặt ngôn ngữ có khả năng diễn đạt một ý tưởng (nói, biết từ vựng và ngữ pháp cần thiết để làm như vậy) là một chuyện, nhưng hiểu khi nào bạn nên (hoặc không nên) diễn đạt nó theo một cách nhất định là một cách khác.
 
Văn hóa được kết nối với tất cả mọi thứ về cơ bản , bao gồm các nhiệm vụ dường như trần tục như gửi email. Tôi sẽ không giả vờ để có thể đưa ra một phân tích chi tiết giải thích lý do tại sao bất kỳ nền văn hóa nào hoạt động theo cách đó, nhưng tôi hy vọng sẽ khiến bạn nghĩ về nó.
 
Để làm điều đó, chúng ta cần nói về các kịch bản.

Tập lệnh là gì và chúng ảnh hưởng đến việc gửi email Nhật Bản như thế nào?

Cuộc sống thực sự phức tạp; chúng tôi có hàng tấn tương tác xã hội mỗi ngày và xử lý một lượng thông tin đáng kinh ngạc.
 
Điều đó đang được nói, rất ít trong số các tương tác này là mới lạ và rất ít thông tin đó lần đầu tiên được xử lý. Rất nhiều trong số đó về cơ bản được sao chép từ một loại sách quy tắc vô hình, và nhờ cuốn sách quy tắc này, chúng ta thường có thể biết những gì mong đợi khi chúng ta đến bưu điện hoặc mời một người bạn đến xem phim.
 
Cuốn sách quy tắc ẩn dụ này chứa đầy những gì được gọi là kịch bản hành vi : Mỗi bên tham gia vào một tình huống nhất định có một vài dòng hoặc hành động tiêu chuẩn và nếu mọi người tuân theo kịch bản, cuộc gặp gỡ sẽ diễn ra suôn sẻ.
 
Ví dụ: giả sử bạn đang ăn ở nhà hàng. Bạn đang mong đợi một bữa ăn tuyệt vời và bạn đã nhận được một số tiền từ người đứng sau bạn, nhưng bạn sẽ làm gì với số tiền này? Bạn nên trả tiền trước hay sau khi ăn? Bạn có đưa nó cho người phục vụ / phục vụ bàn, để nó trên bàn hoặc đưa nó đến một đăng ký?
 
Nếu bạn mang nó đến một sổ đăng ký, bạn có nên đặt nó vào một cái khay nhỏ, trực tiếp vào tay nhân viên thu ngân hoặc đặt nó trên quầy giữa hai bạn không? Trước tiên, bạn nên giữ tiền ngay lập tức hay chờ đợi để được nhân viên thu ngân thừa nhận? Bạn có nên để lại tiền boa hay không ?
 
Cách bạn tương tác với nhân viên thu ngân là một ví dụ về kịch bản và các kịch bản khác nhau tồn tại cả trong một nền văn hóa (giả sử, tại một nhà hàng thức ăn nhanh so với một nhà hàng ưa thích) và giữa các nền văn hóa (giả sử ở quốc gia của bạn so với quốc gia mục tiêu của bạn) . Điều quan trọng là phải tuân theo kịch bản chính xác cho một tình huống nhất định hoặc hành vi của bạn sẽ có vẻ tắt.
 
Nói cách khác, nếu bạn theo một kịch bản tiếng Anh để tổ chức email cho người Nhật, điều đó sẽ có vẻ lạ ngay cả khi chính tiếng Nhật của bạn là hoàn hảo. Vấn đề của bạn trong trường hợp này không phải là ngôn ngữ mà là văn hóa.
 
Một cách để học tập lệnh thích hợp để sử dụng trong bất kỳ tình huống cụ thể nào là bằng cách xem người khác làm điều đó trước tiên. Ngồi trong nhà hàng, bạn có thể xem cách những khách hàng quen khác trả tiền cho thức ăn của họ và làm theo ví dụ của họ.

Định dạng và cấu trúc email đúng của Nhật Bản để tránh một Pas Pas kỹ thuật số

Tin tốt và tin xấu là chắc chắn có một kịch bản cho các email tiếng Nhật và nếu bạn là người nói tiếng Anh bản địa, nó có thể hơi khác so với những gì bạn đã từng sử dụng.
 
Tin xấu là bạn phải học nó hoặc có thể bạn sẽ làm sai; tin tốt là nó khá đơn giản và rất nhiều trong số đó chỉ là đặt đúng cụm từ vào đúng chỗ.
 
Một email thích hợp trông giống như thế này:
 
名  (け ん め い) - Chủ đề
宛 名  (あ て な) - Người nhận
者  (そ う し ん し ゃ) - Người gửi
本 Mitch  (ほ ん ぶ ん) - Cơ thể
び  (む す び) - Kết luận các từ
署名  (しょめい) - Chữ ký
Những điều khoản khác nhau này có thể hơi khác với mong đợi của bạn, vì vậy hãy xem xét kỹ hơn.

名 (け ん め い): Dòng chủ đề của email của bạn

Các dòng chủ đề của Nhật Bản mang nhiều oomph hơn so với tương đương tiếng Anh của họ. Chúng phải rất cụ thể và có xu hướng khá dài, đủ để người bạn liên hệ sẽ biết chính xác những gì trong email của bạn trước khi họ mở nó.
 
Ví dụ: nếu bạn gửi email cho giáo sư, đây là hai dòng chủ đề có thể trông như thế nào:
 
言語社会学3月17日の講義について(質問)
げんごしゃかいがくさんがつじゅうしちにちのこうぎについて(しつもん) 
Một câu hỏi về ngôn ngữ xã hội học giảng ngày 17 tháng ba của
 
古典文学期末レポート課題(_名前_)
こてんぶんがくきまつれぽーとかだい(_なまえ_) 
Cổ điển Văn học Theme giấy cuối cùng (của tôi) (tên của bạn ở đây)

名 (あ て な): Người nhận email của bạn

Nếu tôi liên lạc với các đồng nghiệp, sếp hoặc giáo sư ở Mỹ qua email, tôi chắc chắn sẽ bắt đầu, vì vậy, hay, ít nhất là bao gồm một lời chào. Không làm như vậy có thể được coi là thô lỗ.
 
Tuy nhiên, đây không phải là trường hợp ở Nhật Bản: Chỉ cần nêu họ và tiêu đề của người đó là đủ. Thậm chí không cần thiết phải thêm một hậu tố danh dự như -san (さ ん) hoặc -sama (/).
 
田 Slovakia (た な か ん せ い) - Ông Tanaka
 
石川 教授 (い し か わ き ょ う じ) - Giáo sư Ishikawa
 
者 (そ う し ん し ゃ): Người gửi email của bạn (nói cách khác, bạn)
Ở đây chúng tôi bao gồm một lời giải thích chi tiết về chính xác chúng ta là ai trong mối quan hệ với người nhận.
 
Tôi sẽ bao gồm một ví dụ phù hợp cho sinh viên toàn thời gian và một ví dụ khác cho sinh viên trao đổi. Điều đó đang được nói, cấu trúc cơ bản là một cái gì đó như thế này:
 
Khoa - Bộ môn - Năm học - Tên
 
文学部言語学科2年の山田花子です.
(ぶんがくぶげんごがっかにねんのやまだはなこです.) 
Hanako Yamada, Khoa Văn học, Khoa Ngôn ngữ học, thứ hai
 
近代日本文学を履修している短期留学生のニコラス·サミです.
(きんだいにほんぶんがくをりしゅうしているたんきりゅうがくせいのにこらす·さみです.) 
Sami Nicholas, một sinh viên quốc tế ngắn hạn tham gia một khóa học về văn học Nhật Bản hiện đại
 
Nếu bạn không phải là sinh viên, bạn vẫn nên bao gồm thông tin người gửi, cùng với bất kỳ thông tin liên quan nào khác về vị trí hoặc công ty của bạn, để người nhận sẽ biết bạn là ai. Ví dụ:

Công ty - Chức vụ - Tên đầy đủ

本 Mitch (ん ぶ ん): Phần thân email của bạn
Phần này quen thuộc hơn. Giải thích lý do tại sao bạn liên hệ với người nhận một cách súc tích, nhưng hãy đảm bảo viết nó theo cách trang trọng, trang trọng.
 
び (む す び): Một vài từ kết luận
Cũng giống như trong tiếng Anh, có một số cụm từ cố định được trộn lẫn, khớp và gắn vào cuối email tiếng Nhật để báo hiệu rằng bức thư đã kết thúc.
 
Chúng thường sử dụng 謙 譲 (け ん じ ょ う), ngôn ngữ khiêm tốn. Nếu bạn không chắc chắn chính xác điều đó có nghĩa là gì, hãy chắc chắn đọc một chút về 敬 語 (け い) -  ngôn ngữ lịch sự , lịch sự .
 
お忙しいところお手数をお掛けして申し訳ありませんが,よろしくお願い致します.
(おいそがしいところおてすうをおかけしてもうしわけありませんが,よろしくおねがいいたします.) 
Tôi chân thành xin lỗi vì gây ra vấn đề cho bạn tại một thời điểm như vậy, Trân trọng,
 
お忙しいところ恐縮ですが,ご返信を頂けますと幸いです.
(おいそがしいところきょうしゅくですが,ごへんしんをいただけますとさいわいです.) 
Tôi hiểu rằng bạn đang rất bận rộn, nhưng tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể tìm thấy thời gian để gửi cho tôi một phản hồi.
 
: (し ょ め) Kết thúc mọi thứ với chữ ký của bạn
Hãy yên tâm, không có một chiếc vòng văn hóa nào để nhảy qua đây. Đơn giản chỉ cần liệt kê tên đầy đủ của bạn.
 
山田 花子 (や ま だ は な こ) - Hanako Yamada
 
サ ミ ・ ニ コ ラ ス  - Sami Nicholas
 
 
Mặc dù nghe có vẻ đáng sợ, đặc biệt là nếu bạn chưa thực hiện nhiều văn bản chính thức bằng tiếng Nhật, việc gửi email về cơ bản lên tới sáu bước rất công thức.
 
Ngay cả khi bạn mắc một vài lỗi ở đây và ở đó với chính người Nhật, người nhận của bạn vẫn sẽ đánh giá cao cấu trúc súc tích chung của email!

Giải đáp miễn phí: Bạn có bất cứ câu hỏi thắc mắc gì liên quan tới đơn hàng đi xuất khẩu lao động Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc, Macau xin vui lòng truy cập trang https://www.facebook.com/xkldhoanghajsc để gửi câu hỏi, được tư vấn trực tiếp.

 

Bình luận

Bình luận

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn